Admin Vous êtes à la recherche du centre de conférence idéal pour organiser votre événement ? Vous n’êtes pas seul ! Il peut être difficile de choisir un centre de conférence qui réponde à tous vos besoins tout en respectant votre budget.
Lorsque vous recherchez le meilleur centre de conférence de votre région, vous devez selon certaines responsable de la location d’espaces pour les séminaire et team building a Lyon, prendre en compte plusieurs aspects différents. Vous souhaitez que vos invités soient aussi à l’aise que possible.
Continuez à lire pour découvrir les sept facteurs que vous devez prendre en compte avant de choisir un centre de conférence.
Emplacement et accessibilité
L’emplacement de votre lieu de réunion, qu’il s’agisse d’un mariage, d’une conférence ou autre, est très important. Réfléchissez bien à la provenance de vos invités et des autres participants. Vous devez choisir un lieu offrant de bonnes possibilités de transport. Choisir un lieu situé près d’un grand aéroport ou d’une autoroute peut être un choix judicieux.
Plus votre événement sera bien situé, plus la participation sera importante. Vous devez également vous assurer que votre centre de conférence dispose d’un grand nombre de places de stationnement, afin que personne n’ait à trouver d’autres options de stationnement. Le choix d’un emplacement à proximité de restaurants ou d’autres attractions peut également s’avérer bénéfique.
Un excellent réseau Wi-Fi et d’autres caractéristiques techniques
Avant de choisir un centre de conférence, assurez-vous qu’il dispose d’une connexion WI-Fi haut débit et d’autres équipements techniques. Si vous avez besoin d’un projecteur, d’un système de vidéoconférence ou d’un équipement audio, vous devez vous assurer que votre centre peut vous les fournir. Selon l’événement que vous organisez, vous aurez besoin d’installations et d’équipements différents. Il est sage de noter tout ce dont vous pourriez avoir besoin. Vous pourrez ensuite appeler le lieu de l’événement pour savoir ce qu’il peut ou ne peut pas vous fournir.
Climatisation
La climatisation est essentielle pendant une conférence d’été. Lorsque vous réunissez huit personnes ou plus dans un centre de conférence, vous constatez que la pièce se réchauffe. Une salle de conférence correctement climatisée vous permettra, ainsi qu’à tous vos invités, de rester à l’aise. En outre, la salle doit bénéficier d’une lumière naturelle et d’une ventilation pour que la pièce reste fraîche et agréable.
Des sièges appropriés
Portez une attention particulière à la taille de l’espace que vous louez. Avant de choisir un lieu, vous devez savoir combien de personnes y assisteront afin de disposer de suffisamment de place. La plupart des centres de conférence proposent plusieurs salles de différentes tailles, afin que vous puissiez choisir celle qui vous convient le mieux. Choisissez une salle où il y aura de la place, mais pas trop pour ne pas donner l’impression que votre événement est raté.
Une fois que vous avez choisi la taille de votre salle, vous devez également choisir la disposition des sièges. En fonction du type d’événement que vous organisez, vous pouvez opter pour des plans de table en U, en tableau ou à sièges groupés. Certains sites vous fourniront les chaises et les tables, mais vous laisseront le soin de les disposer.
Le coût
Votre budget doit être communiqué au lieu de réception avant que vous ne commenciez à faire des plans solides. Il peut être frustrant d’aimer un lieu mais de ne pas avoir le budget nécessaire pour l’obtenir. Certains centres de conférence autorisent les négociations dans certaines circonstances. Demandez s’ils envisageraient de baisser le prix si vous acceptez en échange un contrat pluriannuel.
Lorsque vous aurez trouvé votre lieu de réunion, étudiez ses options de forfaits. De nombreux centres de conférence proposent des forfaits qui incluent le coût de la nourriture et d’autres éléments dans le prix de votre chambre. Il n’est pas toujours facile de s’en tenir à son budget. Partez du bon pied en respectant votre budget lorsque vous réservez le meilleur centre de conférence.
Un personnel bien formé et efficace
Le personnel est un élément qui est parfois négligé lors du choix d’un centre de conférence. La première chose à faire est de s’assurer que le ratio personnel/visiteurs est correct. S’il n’y a pas assez de personnel pour s’occuper de vos invités, ils ne passeront pas le meilleur moment possible. Pendant la journée de votre événement, il y a beaucoup à faire. Vous aurez besoin d’une aide appropriée si des problèmes surviennent.
Veillez à ce qu’il y ait suffisamment de personnel de sécurité, de serveurs, de concierges et de coordinateurs de sites. Ils permettront à votre événement de se dérouler aussi bien que possible.
Hébergement sur place
Un hôtel sur place est l’une des meilleures caractéristiques d’un centre de conférence. Si votre événement dure toute la journée, vos invités n’auront peut-être pas envie de rentrer chez eux. Certains de vos participants ont peut-être parcouru des centaines de kilomètres pour assister à votre événement et préfèrent rester en ville. Conduire jusqu’à l’hôtel le plus proche peut être ennuyeux ou encore très éloigné.
Lorsque vous choisissez un centre de conférence avec un hôtel sur place, vous savez que vos invités n’auront pas à se soucier de conduire après l’événement. Tout le monde est plus en sécurité et plus heureux. Certains centres d’événements sont situés dans des hôtels de marque qui offrent des commodités spécifiques. Beaucoup sont axés sur les affaires, avec des espaces qui se prêtent à la fois au travail et aux loisirs.
Trouvez un centre de conférence pour votre prochain événement
Trouver le centre de conférence idéal constitue la base de votre événement parfait. Il est difficile de savoir comment choisir un centre de conférence qui cochera toutes les cases. Vous devez savoir exactement ce que vous recherchez dans un lieu de réunion. Si vous avez besoin d’un centre de conférence qui possède ces sept caractéristiques essentielles, le Château de Cesargue a Lyon est le lieu qu’il vous faut.
Notre personnel expérimenté est prêt à vous aider à organiser l’événement que vous avez imaginé. Nous disposons de quelques-uns des meilleurs hébergements, vous ne manquerez donc de rien lorsque vous réserverez chez nous. Contactez-nous dès aujourd’hui pour programmer une visite !
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